Sebenarnya Hanya Idiot yang Sering Lembur

Apakah anda pikir jika ada karyawan yang hampir tiap hari lembur itu berarti dia rajin, loyal dan dapat diandalkan? Ah, saya kira tidak seperti itu. Kasus ini hampir sama dengan kasus ujian saat kita sekolah dulu. Anak-anak yang cerdas (smart) hampir selalu keluar sebelum waktu ujian selesai. Anak-anak normal keluar pada saat jam normal. Dan hanya idiot yang butuh waktu tambahan. Itupun dengan hasil pekerjaan yang tidak selesai dengan baik.

Ya, kasus itu hampir sama dengan apa yang terjadi di kantor. Kalau ada karyawan yang butuh waktu tambahan alias lembur dan pekerjaannya ternyata juga tidak selesai alias masih meninggalkan masalah, hampir bisa dipastikan kalau mereka itu idiot. Mengapa idiot? Setidaknya ada beberapa alasan. Mari kita kupas satu per satu.

Pertama, hanya idiot yang tidak sadar kalau kemampuan manusia itu terbatas. Orang yang bekerja secara berlebihan tentunya tidak bisa otomatis dikatakan dia produktif. Justru sebaliknya. Manusia bisa dikatakan mempunyai tingkat produktifitas yang tinggi jika ia mampu menyelesaikan tugas ataupun target dalam waktu yang singkat. Jadi, kalau orang normal bisa menyelesaikan pekerjaan dalam waktu sekitar 40 jam dalam seminggu, maka hanya idiot yang tidak bisa melakukannya. Lagipula tingkat produktifitas kita akan menurun setelah kita bekerja delapan jam. Jadi kita harus sadar bahwa manusia itu terbatas kemampuannya dan butuh istirahat.

Kedua, mereka (para idiot) beralasan pekerjaannya terlalu banyak. Hanya idiot yang suka berdalih dan mencari-cari alasan. Jika memang pekerjaannya banyak dan tidak mungkin diselesaikan dengan jumlah personil yang ada, lalu mengapa mereka masih memaksakan diri untuk menyelesaikannya juga? Inilah pola pikir idiot. Mereka pikir bisa menyelesaikannya padahal solusi yang lebih baik adalah menambah personil.

Namun jika sebetulnya pekerjaan itu bisa diselesaikan oleh orang normal dalam waktu yang normal, berarti si idiot memang betul-betul idiot yang tidak bisa merencanakan dan mengelola pekerjaannya dengan baik. Mungkin dia butuh satu hari hanya untuk mencari satu file disebabkan ruangannya yang berantakan. Suatu pekerjaan yang hanya membutuhkan waktu kurang dari satu menit untuk orang-orang smart.

Ketiga, kita hidup bukan untuk bekerja saja. Hanya idiot yang menghabiskan hampir seluruh waktunya untuk bekerja. Orang-orang smart pastilah membagi waktunya dengan baik. Ada waktu untuk bekerja, ada waktu untuk belajar (meningkatkan ilmu pengetahuan & kemampuan), ada waktu untuk beribadah, ada waktu untuk keluarga, ada waktu untuk teman dan lingkungan sosial kemasyarakatan, ada waktu untuk bermain santai & refreshing, ada waktu untuk olah raga serta ada waktu untuk menyendiri, personal & muhasabah (merenung mengintrospeksi diri).

Keempat, mereka ingin tambahan pendapatan. Ada beberapa idiot yang sengaja tidak menyelesaikan pekerjaannya pada jam normal supaya dia dapat lembur. Wah, ini gawat kalau ada di instansi kita. Tentu pelayanan dan produktifitas akan tersendat-sendat kalau ada orang-orang idiot semacam ini. Padahal, jika ingin tambahan pendapatan, orang-orang smart bekerja sebaik-baiknya di jam kerja normal dan mencari peluang usaha di waktu luangnya. Tidak hanya itu, orang-orang smart berhasil menyelesaikan target sebelum waktu kerjanya selesai dan dia memberikan lebih dari yang dituntut perusahaan (atasan) sebagai bonus bagi instansinya tersebut. Alhasil, atasan & HRD menilai baik pekerjaannya dan dia pun bisa promosi jabatan. Sebagai tambahan, dia punya usaha sampingan yang jika sudah besar nanti bisa ia jadikan aset sebagai sumber pendapatan utama, bukan lagi sekedar tambahan pendapatan.

Terakhir, idiot suka bikin aturan aneh. Bagi para idiot, pulang lebih larut dari kawan-kawan normalnya sudah menjadi kebiasaan dan budaya. Lalu mereka pun membuat aturan-aturan tidak tertulis untuk melegitimasi perilaku bodohnya. Mereka akan menyindir dan memberlakukan sanksi sosial bagi kawan-kawan mereka yang pulang tepat pada waktunya. Budaya idiot semacam ini tentu membuat orang merasa tidak nyaman dalam bekerja. Nah, misalkan orang yang tidak nyaman tersebut resign atau minta mutasi atau bahkan lebih baik memilih demosi daripada bertahan di markasnya para idiot, maka para idiot pun langsung menyalahkan HRD yang tidak bisa mempertahankan karyawannya.

Itulah beberapa kebodohan para idiot yang maniak lembur. Mereka ini orang-orang yang tidak produktif dan perlu ditinjau ulang kepantasannya mengemban amanah pada jabatan-jabatan penting. Eh ada kalimat terakhir sebagai penutup. Hanya idiot yang merespon artikel ini dengan emosional tanpa mau mengubah kebiasaan buruknya. 

Apa yang membuat orang sukses?

1 Ia terlebih dahulu memenangkan pertempuran dengan dirinya sendiri. Ia berfikir dan yakin bahwa dirinya akan sukses. Ia bertekad kuat akan memimpin dirinya sendiri. Ia percaya dan yakin pada dirinya sendiri. Ia tahu bahwa dirinya lebih baik daripada apa yang ia pikirkan apalagi dari apa yang orang lain pikirkan.

2 Ia melakukan tindakan. Ia membuat kebiasaan sukses dalam hidupnya. Sedikit demi sedikit namun terus menerus. Sesuatu yang sederhana namun diperlukan kesabaran dan daya juang yang tinggi. Sesungguhnya dibalik kesulitan adalah kemudahan. Sesungguhnya kemudahan itu terletak dalam kebiasaan. Kebiasaan itu terbentuk setelah kesulitan. The first is difficult and the next is easy. Jadi, ia segera mengambil langkah pertama, yakni tindakan.

3 Ia memperhatikan hukum alam, hukum sebab akibat. Tak ada yang ajaib atau tiba-tiba terjadi tanpa suatu usaha atau sebab. Ia meninggalkan angan-angan kosong dan penyesalan. Ia tidak suka berdalih. Ia tidak mengandalkan keberuntungan namun menciptakannya.

4. Ia percaya dan menuruti kata hatinya. Ia mengalahkan ketakutan dan emosi negatif dengan kekuatan hatinya. Kekuatan itu menggerakkannya untuk bertindak dan menghancurkan ketakutannya.

5. Ia berjalan dan bertindak dengan cepat dan bersemangat. Ia setengah berlari. Ia berjabat tangan dengan jabatan yang erat. Ia tersenyum dengan ketulusan dan senyum yang lebar. Ia duduk di barisan depan dan tak ragu menjadi pemimpin. Ia melakukan sesuatu yang membuat orang lain dan dirinya merasakan kekuatan yang dahsyat dari dalam dirinya. Kekuatan keyakinan.

6. Ia selalu berkata baik dan positif. Ia menjauhi kata-kata negatif. Ia juga pendengar yang baik dan aktif. Ia menghargai siapapun yang berbicara dengannya.

7. Ia mempunyai lingkungan yang baik dan nomor satu. Ia tidak menghiraukan orang-orang bodoh dan gagal.

8. Ia selalu memperhatikan input yang masuk dalam dirinya. Mulai dari nutrisi atau gizi, bacaan, tontonan, sampai percakapan/pendengaran.

9. Ia adalah orang yang senang belajar dan selalu belajar. Ia melakukan perbaikan dan kemajuan setahap demi setahap. Ia menghargai proses.

10. Ia bersemangat dan antusias karena berusaha mengenal sesuatu dengan lebih dalam. Mencari yang menarik dan positif.

11. Ia menghancurkan stereotip tentang simbol dan sesuatu yang bukan hakikat.. Ia tidak berfikir bahwa orang sukses itu kaya dan bermobil mewah. Mungkin saja itu hasil korupsi. Namun, ia percaya bahwa orang sukses itu adalah orang yang selalu berusaha untuk bangkit dan menjadi lebih baik. Jika kaya dan lainnya iu hanyalah sebagai indikator belaka. Ia percaya akan esensi. Ia percaya dengan idealisme dan nilainya tanpa fanatisme buta. Ia bijaksana. Sekali lagi, ia menganggap bahwa sukses itu ada di dalam hati, bukan di luar.

12. Kesuksesan sejati itu adalah melayani, bukannya dilayani. Orang yang sukses sejatinya membuat orang lain merasa menang dengan dirinya sendiri, bukannya membuat orang lain kalah dan hancur. Ia menang, begitu juga dengan yang lain. Ia sukses, begitu juga dengan yang lain.

13 Kesuksesan sejati terletak di dalam kesabaran dan konsistensi. Bagaimana dia melakukan kebaikan dalam tempo yang cukup lama, walaupun hanya sedikit. Mempertahankan kesuksesan itu jauh lebih sulit daripada mencapainya.

14 Jika di film-film banyak orang berkhayal tentang mesin waktu yang dipergunakan untuk memperbaiki masa lalu untuk hari ini, ia melakukan tindakan untuk mengubah masa depan dengan memperbaikinya di hari ini.

Cara Membangun Komunikasi Efektif Posted on 4 August 2009

“Gimana ya supaya orang mau mendengarkan apa yang aku katakan? Nggak salah ngomong apalagi salah paham. Lalu mereka melakukan apa yang aku inginkan…” Pernah berfikir seperti itu? Nah, jika kamu punya masalah yang sama, kamu perlu membangun komunikasi efektif.

Hmmm… Apa itu komunikasi efektif? Komunikasi efektif dapat diartikan sebagai proses tersampaikannya tujuan, pesan, gagasan serta perasaan dengan cara yang baik dalam kontak sosial yang baik pula. Kemampuan berkomunikasi dan mempengaruhi orang lain sangat penting. Nggak hanya dalam acara formal saja tetapi juga di dalam kehidupan sehari-hari.

Nah, berikut ini ada beberapa cara untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi kamu.

Mempersiapkan dan Mengenali Medan

Langkah pertama adalah pengenalan dan persiapan. Sebelum berkomunikasi sebaiknya kamu tahu dulu tentang tujuannya. Mengapa harus berkomunikasi? Tujuannya apa? Tulislah di dalam selembar kertas! Nanti silakan dicek apakah tujuannya sudah tercapai atau belum. Ingatlah bahwa kita sering membohongi diri sendiri. Tetapi kertas tidak bisa membohongi diri kita.

Selanjutnya adalah mengenali jenis komunikasi yang akan dilakukan. Apakah itu public speaking, negosiasi, laporan, atau justru komunikasi tulisan. Mungkin juga komunikasi yang akan kamu lakukan hanya sekedar gosip atau basa basi. ^ ^

Kalau kamu sudah tahu tujuan dan jenisnya, kamu perlu tahu isi (ide/pesan) yang akan kamu sampaikan. Topiknya apa? Kemudian, siapa saja yang terlibat? Siapakah kamu (posisi kamu apa) ? Siapa lawan komunikasi? Jumlahnya berapa? Latar belakangnya seperti apa? Pendidikannya bagaimana? Usianya berapa? Di sini, cukup penting untuk memperhatikan demografi khususnya masalah senioritas.

Yang nggak boleh ketinggalan adalah pengenalan situasi dan kondisi. Komunikasi ini dalam rangka apa? Di mana tempatnya? Kondisinya bagaimana? Waktunya kapan? Nah, dengan mempersiapkan dan mengenali terlebih dahulu medannya, kamu bisa menyusun strategi yang tepat. Jadi, bagaimana cara kamu menyampaikannya (how). Cara pendekatannya seperti apa? Tentu saja strategi pendekatan ini akan berbeda-beda sesuai dengan kondisi medan serta tujuan dari komunikasi itu sendiri.

Miliki Sikap Positif

Setelah persiapannya matang, kamu perlu bersikap positif di dalam berkomunikasi. Milikilah sikap rendah hati, hormat, menghargai, perhatian, dan empati. Yakinlah terhadap apa yang kamu sampaikan. Miliki sikap percaya diri. Menempatkan lawan bicara dalam posisi yang tepat dan adil. Tidak meninggikan, tidak pula merendahkan.

Salah satu sikap positif yang sangat penting adalah menjadi pendengar/penyimak yang baik. Apalagi jika kamu berkomunikasi dialogis. Kamu perlu menjadi pendengar aktif. Tangkaplah pesannya dengan baik. Apa yang dikatakan seseorang mempunyai maksud. Maka tangkaplah maksud itu. Lalu tanggapi. Jangan ragu untuk memuji jika lawan memang baik. Berikan feedback yang positif dengan tulus apa adanya. Jujurlah dan bersikplah positif di setiap komunikasi.

Usahakan lebih banyak mendengar daripada berbicara. Jika tidak bisa mengatakan yang baik, lebih baik diam saja. Hindari perdebatan. Kendalikan amarah dan ego. Bersikaplah tenang. Ajak lawan bicara menuruti keinginanmu dengan cara yang baik.

Memperhatikan Perilaku Eksternal

Ada 7 macam perilaku eksternal yang perlu kamu perhatikan. Terutama jika kamu sedang melakukan public speaking atau presentasi. Perilaku eksternal tersebut adalah: suara, mata, wajah, gerak isyarat, postur, penampilan serta gerakan.

Aspek suara menyangkut nada, kecepatan serta volume. Berbicara terhadap orang tua, anak muda serta anak-anak tentu berbeda dalam hal nada, kecepatan ataupun volume. Aturlah semuanya supaya menarik dan tidak monoton.

Permasalahan mata khususnya kontak mata juga perlu diperhatikan. Ada yang suka ditatap. Ada juga yang tidak. Orang yang suka ditatap matanya merasa dihargai dan diperhatikan eksistensinya. Tetapi jika berlebihan juga tidak baik dan menjadi tidak suka. Orang yang tidak suka bisa menjadi malu dan takut. ^ ^ Oleh karena itu, pengenalan medan sangat penting. Dalam hal kontak mata, bersikaplah proporsional sesuai dengan siapa lawan bicaramu.

Jika kamu yang justru takut melakukan kontak mata, maka gunakan tips klasik. Tatap di daerah T di antara kedua mata lawan bicara. Kamu perlu mempunyai kemampuan ini terutama untuk meningkatkan posisi diri di hadapan atasan / guru kamu yang cukup kuat dan mendominasi.

Selanjutnya, wajahmu akan memainkan peranan penting di dalam membangkitkan antusiasme. Berwajah manis akan sangat membantu. Namun jika berlebihan dan kebanyakan humor, apalagi dalam setting duka (pemakaman) maka hal itu bisa menjadi bumerang. ^ ^

Gerak isyarat untuk memperjelas apa yang kamu sampaikan bisa sangat membantu. Upayakan jangan hanya monoton. Misal, mengepal-ngepal tangan terus tanpa ada variasi. Tetapi jika berlebihan juga jadi mengganggu. Kesannya jadi tidak natural. Seperti acting sinetron. ^ ^

Miliki postur yang baik. Tidak berarti harus tinggi dan langsing. ^ ^ Tetapi postur di sini ibarat pose. Bedanya, pose itu statis sedangkan postur itu dinamis. Kalau kamu pandai berpose di depan kamera, seharusnya kamu juga pandai menggunakan postur di hadapan orang lain. ^ ^

Penampilan yang baik akan membuatmu lebih yakin dan percaya diri. Penampilan bisa memberikan kamu kekuatan. Banyak orang mempersepsikan siapa dirimu dari pakaian yang kamu kenakan. Seorang anak yang berpakaian kumuh, kotor dan acak – acakan dipersepsikan sebagai anak nakal. Begitu juga dengan perempuan yang berpakaian seksi dan mengundang tak pernah dipersepsikan sebagai wanita sholihah. ^ ^ Kadang tidak adil memang. Belum tentu jati diri seseorang sesuai dengan pakaiannya. Namun faktanya begitu. Penampilan luar membentuk persepsi.

Hal lain yang perlu dicatat jika kamu melakukan public speaking ialah: “Sebaiknya berpenampilan lebih baik (lebih formal) atau minimal sama dengan pendengar.” Terakhir, kamu perlu memperhatikan gerakanmu. Jangan hanya berdiam diri di satu tempat saja. Kamu perlu menjelajahi ruangan. Ciptakan kesan bahwa kamu dekat dan memikat. ^ ^ Bangun perasaan bahwa mereka terlibat di dalam pembicaraan itu.

Memanfaatkan Kepribadian dan Alat Bantu.

Ada kepribadian tertentu yang menarik sebagai pembicara. Hal itu adalah aset bagus yang perlu dikembangkan. Namun, bagaimana dengan yang lain? Jangan sekali-kali menjadi Soekarno baru jika berbeda kepribadiannya. Hasilnya justru akan tampak lucu. ^ ^

Yup, jadilah diri sendiri. Apapun kepribadian kamu. Miliki gayamu sendiri. Jadilah unik dan tak terduga. ^ ^ Bangun dengan kreatifitas dan energi. Jaga stamina dengan makanan yang bergizi, istirahat yang cukup serta olah raga. Kamu akan mempunyai cukup energi untuk menyalakan antusiasme dan menggiring orang kepada motivasi. Mengarahkan pembicaraan kepada aksi.

Supaya pesan kamu lebih mudah diingat, kamu perlu menggunakan alat bantu yang menyentuh berbagai indera. Ingatlah rumus ini:  10% baca 20% dengar 30% lihat 50% lihat dan dengar. Kemajuan multimedia dan TI memungkinkan kita untuk mengkreasi alat bantu yang lebih memikat dan mewujudkan.

Begitulah teori. Namun kehidupan tak seindah teori. Teori komunikasi efektif hanya akan berguna jika sudah diterapkan di lapangan. Pengalaman dan jam terbang jauh lebih penting daripada sekedar tahu teori untuk berkomunikasi efektif. Karena belajar berbeda dengan melakukan. Ya, belajar itu berbeda dengan melakukan. Lalu, siapkah kamu untuk terjun langsung ke lapangan?

Adversity Quotient by Paul G Stoltz

Masih ingat cerita Thomas Alva Edison (1847 – 1931) ??? Ia akhirnya berhasil menemukan bohlam lampu setelah melewati sekitar 50.000 percobaan dan bekerja selama 20 tahun. Tak heran kalau ada yang  bertanya, “Mr. Edison, Anda telah gagal 50.000 kali, lalu apa  yang membuat Anda yakin bahwa akhirnya Anda akan berhasil?” Secara spontan Edison langsung menjawab, “Berhasil? Bukan hanya berhasil, saya telah mendapatkan banyak hasil. Kini saya tahu 50.000 cara yang tidak berfungsi!” Wow, sebuah pernyataan yang sangat luar biasa. Kegagalan menurut orang lain dianggapnya sebagai sebuah keberhasilan.

Definisi Adversity Quotient  (AQ)

Setelah 19 tahun melewati penelitian yang panjang & mengkaji lebih dari 500 referensi, Paul G. Stoltz mengemukakan satu kecerdasan baru selain IQ, EQ, SQ yakni AQ. Menurutnya, AQ adalah kecerdasan untuk mengatasi kesulitan. Bagaimana mengubah hambatan menjadi peluang. Atau dengan kata lain, seseorang yang memiliki AQ tinggi akan lebih mampu mewujudkan  cita-citanya dibandingkan orang yang AQ-nya rendah.

Sebagai gambaran, Stoltz memakai terminologi  para pendaki gunung. Dalam hal ini, Stoltz membagi para pendaki gunung menjadi tiga bagian:
1. quitter (yang menyerah).

Para quitter adalah mereka yang sekadar bertahan hidup. Mereka mudah putus asa dan menyerah di tengah jalan.

2. camper  (berkemah di tengah  perjalanan)

Mereka  berani melakukan pekerjaan yang berisiko, tetapi  risiko yang aman dan terukur. Cepat puas, dan berhenti di tengah jalan.

3. climber (pendaki yang mencapai  puncak).

Berani menghadapi risiko dan menuntaskan pekerjaannya. Merekalah yang berada di puncak.

Hubungan AQ dengan Sukses

Dalam kehidupan nyata, hanya para climbers-lah yang akan mendapatkan kesuksesan dan kebahagiaan sejati. Sebuah penelitian yang dilakukan Charles Handy terhadap ratusan orang sukses di Inggris memperlihatkan bahwa mereka memiliki tiga karakter yang sama.

Pertama, mereka berdedikasi tinggi terhadap apa yang tengah dijalankannya. Dedikasi itu bisa berupa komitmen ,passion, kecintaan atau ambisi untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik.

Kedua, mereka memiliki determinasi. Kemauan untuk mencapai tujuan, bekerja keras, berkeyakinan, pantang menyerah dan kemauan untuk mencapai tujuan yang diinginkannya.

Terakhir, selalu berbeda dengan orang lain. Orang sukses memakai jalan, cara atau sistem bekerja yang berbeda dengan orang lain pada umumnya.

Dari ciri-ciri tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa dua dari tiga karakter orang sukses erat kaitannya dengan kemampuan seseorang dalam menghadapi tantangan.

Penelitian longitudinal yang dilakukan oleh Thomas J Stanley (2003) yang kemudian ditulisnya dalam sebuah buku berjudul; “The Millionaire Mind” menjelaskan hal yang sama, bahwa mereka yang berhasil menjadi millioner di dunia ini adalah mereka dengan prestasi akademik biasa-biasa saja (rata-rata S1), namun mereka adalah pekerja keras, ulet, penuh dedikasi, dan bertanggung jawab, termasuk tanggung jawab yang sangat besar terhadap keluarganya.

Implementasi AQ

Dalam dunia pendidikan, kita bisa menggunakannya untuk menganalisa perbedaan para siswa yang manja dengan mereka yang terus berjuang. Para siswa yang malas dalam belajar dengan mereka yang gigih belajar. Para siswa yang suka menggunakan cara-cara curang dan instant untuk meraih nilai tinggi dan memastikan kelulusan dengan mereka yang tidak kenal lelah untuk terus mencoba dan terus bertahan. Walaupun mungkin nilai mereka jelek dan tidak lulus namun mereka terus mencoba dan terus mencoba lagi. Tentang bagaimana cara siswa dalam menetapkan tujuan, mengambil resiko, perjuangan meraih cita-cita serta persaingan dalam seleksi masuk perguruan tinggi.

Untuk dunia pekerjaan dan kehidupan sangatlah jelas. Banyak pekerja yang intelektualnya (IQ) rendah bisa saja mengalahkan mereka yang ber IQ tinggi tetapi tidak punya semangat dan keberanian untuk menghadapi masalah dan bertindak. Dengan AQ dapat dianalisis bagaimana para karyawan / pekerja mampu mengubah tantangan menjadi sebuah peluang yang akan meningkatkan produktifitas dan keuntungan perusahaan.

Itu tadi uraian singkat tentang Adversity Quotient. Bagaimana dengan Anda?

“winner never quit and quitter never win”

5 S Implementation in Workplace

Simple is beautiful. Tapi bukan itu saja. Simple juga bisa meningkatkan produktifitas kita. Coba bayangkan kalau di tempat kerja kita kertas berserakan di mana-mana. Dokumen penting bercampur dengan undangan pernikahan yang sudah tidak terpakai dan kertas bekas. Lalu ketika mencari sebuah file bisa menghabiskan waktu seharian penuh, itu pun belum tentu ketemu.  Belum lagi kalau ada orang baru yang bekerja di situ. Dia bingung mencari barang ini dan itu. Dia pun jadi cerewet tanya ini dan itu. Menghabiskan energi dan waktu bukan. Berbeda halnya jika dia diberikan masterlist document, lalu di masing-masing tempat seperti almari, loker. meja dsb ada identifikasi barang-barang, tentu lebih mudah kita mencarinya. Kita pun jadi betah berlama-lama di tempat tersebut, baik kantor, pabrik, kelas, laboratorium atau apapun itu namanya. Termasuk rumah kita 

Dalam hal ini saya mau berbagi tentang 5 S atau 5 R. Apa itu 5 S? 5 S merupakan sebuah konsep manajemen penataan barang, dokumen dan ruangan ala Jepang (konsep dari Hiroyuki Hirano). Isi dari 5S antara lain :

1. 整理 (seiri), Ringkas, merupakan kegiatan menyingkirkan barang-barang yang tidak diperlukan (tidak penting) sehingga segala barang yang ada di lokasi kerja hanya barang yang benar-benar dibutuhkan dalam aktivitas kerja. Perlu kita buatkan masterlist jenis dokumen, barang, dsb untuk identifikasi.
2. 整頓 (seiton), Rapi, segala sesuatu harus diletakkan sesuai posisi yang ditetapkan sehingga siap digunakan pada saat diperlukan. Artinya setiap barang punya tempat dan setiap tempat punya nama untuk barang tertentu. Kalau untuk kantor ukuran sedang kita bisa target mencari file nggak sampai satu menit. 
3. 清楚 (seiso), Resik, merupakan kegiatan membersihkan peralatan dan daerah kerja sehingga segala peralatan kerja tetap terjaga dalam kondisi yang baik. Pembersihan juga harus sekaligus memeriksa kelengkapan barang-barang.
4. 清潔 (seiketsu), Rawat, merupakan standarisasi dan konsistensi dari masing-masing individu untuk melakukan tahapan-tahapan sebelumnya. Kita harus membuat standarisasi dan semua orang patuh pada standar yang sudah ada. Bisa diberikan reward dan punishment system.
5. 躾け (shitsuke), Rajin, yaitu pemeliharaan kedisiplinan pribadi masing-masing pekerja dalam menjalankan seluruh tahap 5S termasuk review dari standard yang telah dibuat sehingga 5S terus-menerus berkelanjutan.

Untuk menjelaskan 5 S lebih mudah dengan foto-foto dan gambar  : ) Foto-foto / gambar 5 S:

Contoh visual management di dalam 5 S:

Contoh Kartu Merah yang hendaknya ditempel oleh auditor yang memeriksa suatu tempat kepada barang yang tidak terpakai agar segera dipindahkan / digudangkan / dibuang :

Demikianlah, 5 S mudah difahami tapi sulit dipraktikkan. Terutama tahap pertamanya. Memang betul, berubah menjadi lebih bersih dan rapi itu butuh komitmen dan kesabaran. Tapi hasilnya tentunya lebih manis bukan ??? Yosh…. selamat mencoba merapikan ruangan kita masing-masing