Simple is beautiful. Tapi bukan itu saja. Simple juga bisa meningkatkan produktifitas kita. Coba bayangkan kalau di tempat kerja kita kertas berserakan di mana-mana. Dokumen penting bercampur dengan undangan pernikahan yang sudah tidak terpakai dan kertas bekas. Lalu ketika mencari sebuah file bisa menghabiskan waktu seharian penuh, itu pun belum tentu ketemu. 
Belum lagi kalau ada orang baru yang bekerja di situ. Dia bingung mencari barang ini dan itu. Dia pun jadi cerewet tanya ini dan itu. Menghabiskan energi dan waktu bukan. Berbeda halnya jika dia diberikan masterlist document, lalu di masing-masing tempat seperti almari, loker. meja dsb ada identifikasi barang-barang, tentu lebih mudah kita mencarinya. Kita pun jadi betah berlama-lama di tempat tersebut, baik kantor, pabrik, kelas, laboratorium atau apapun itu namanya. Termasuk rumah kita Dalam hal ini saya mau berbagi tentang 5 S atau 5 R. Apa itu 5 S? 5 S merupakan sebuah konsep manajemen penataan barang, dokumen dan ruangan ala Jepang (konsep dari Hiroyuki Hirano). Isi dari 5S antara lain :
- 整理 (seiri), Ringkas, merupakan kegiatan menyingkirkan barang-barang yang tidak diperlukan (tidak penting) sehingga segala barang yang ada di lokasi kerja hanya barang yang benar-benar dibutuhkan dalam aktivitas kerja. Perlu kita buatkan masterlist jenis dokumen, barang, dsb untuk identifikasi.
- 整頓 (seiton), Rapi, segala sesuatu harus diletakkan sesuai posisi yang ditetapkan sehingga siap digunakan pada saat diperlukan. Artinya setiap barang punya tempat dan setiap tempat punya nama untuk barang tertentu. Kalau untuk kantor ukuran sedang kita bisa target mencari file nggak sampai satu menit.
- 清楚 (seiso), Resik, merupakan kegiatan membersihkan peralatan dan daerah kerja sehingga segala peralatan kerja tetap terjaga dalam kondisi yang baik. Pembersihan juga harus sekaligus memeriksa kelengkapan barang-barang.
- 清潔 (seiketsu), Rawat, merupakan standarisasi dan konsistensi dari masing-masing individu untuk melakukan tahapan-tahapan sebelumnya. Kita harus membuat standarisasi dan semua orang patuh pada standar yang sudah ada. Bisa diberikan reward dan punishment system.
- 躾け (shitsuke), Rajin, yaitu pemeliharaan kedisiplinan pribadi masing-masing pekerja dalam menjalankan seluruh tahap 5S termasuk review dari standard yang telah dibuat sehingga 5S terus-menerus berkelanjutan.
Untuk menjelaskan 5 S lebih mudah dengan foto-foto dan gambar : ) Foto-foto / gambar 5 S:
Contoh visual management di dalam 5 S:
Contoh Kartu Merah yang hendaknya ditempel oleh auditor yang memeriksa suatu tempat kepada barang yang tidak terpakai agar segera dipindahkan / digudangkan / dibuang :
Demikianlah, 5 S mudah difahami tapi sulit dipraktikkan. Terutama tahap pertamanya. Memang betul, berubah menjadi lebih bersih dan rapi itu butuh komitmen dan kesabaran. Tapi hasilnya tentunya lebih manis bukan ??? Yosh…. selamat mencoba merapikan ruangan kita masing-masing
0 komentar:
Posting Komentar