Mengatasi 3 Masalah Utama Dalam Presentasi

Dalam melakukan presentasi saya sering mengalami masalah:

1. Gugup. Walau sudah membuat slide Powerpoint, saya tetap tidak bisa me-recall isi presentasi saya. Bagaimana cara mengatasi kegugupan ini?

2. Jika terkena distraksi, saya tiba-tiba lupa banyak hal penting yang ingin saya utarakan. Bagaimana cara agar distraksi ini tidak sampai membuat saya lupa hal yang ingin saya utarakan dalam presentasi?

3. Jika membuat slide berformat Powerpoint, saya sulit menghubungkan antara tujuan presentasi, isi presentasi (desain slide) dan apa yang akan saya terangkan (delivery). Sepertinya tujuan saya kadang jauh dari kesimpulan. (*maksudnya mungkin kesimpulan yang dibuat tidak sejalan dengan tujuan presentasi). Bagaimana cara mensinkronkan ketiga hal tersebut?

 

Jawaban

Gugup Dalam Presentasi Itu Wajar

Gugup dalam menghadapi presentasi adalah reaksi yang wajar dan sering dialami oleh siapa saja ketika hendak tampil di depan umum. Mengapa wajar? Karena hal ini dialami oleh siapa saja termasuk orang terkenal yang sudah sering tampil di depan umum.

Dengan demikian, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah berdamai dengan rasa gugup tadi. Terimalah terlebih dahulu.

Rasa gugup erat kaitannya dengan kepercayaan diri ketika hendak tampil. Rasa percaya diri bisa berkurang ketika mengalami situasi berikut:

• Tampil di hadapan audiens yang jauh lebih senior atau dianggap orang penting
• Tampil di hadapan audiens yang tidak kita kenal sebelumnya sehingga tidak tau bagaimana reaksi mereka.
• Persiapan yang kurang matang baik dalam mempersiapkan slide presentasi, maupun mempersiapkan kalimat yang akan disampaikan
• Kurang latihan atau bahkan tidak latihan sama sekali

Berpikir Positif dan Persiapan Yang Matang Sebelum Presentasi

Jika rasa percaya diri Anda terganggu karena memikirkan audiens, maka bayangkanlah hal positif. Mengapa? Sebab, jika audiens mau datang dan hadir untuk mendengarkan Anda, berarti ada sesuatu pada diri Anda yang ingin mereka ketahui. Mereka ingin belajar dari Anda, mereka ingin mendengar pendapat Anda. Karena itu, audiens tersebut pada dasarnya ingin Anda berhasil dalam menyampaikan presentasi, bukan sebaliknya.

Jadi sejak Anda mempersiapkan presentasi, miliki bayangan positif ketika menghadapi hari-H di mana Anda tampil. Bayangkan audiens akan tersenyum. Mereka akan bertepuk tangan karena kagum dengan presentasi Anda, argumentasi yang Anda sampaikan, dan kekuatan analisa yang Anda sampaikan.

Jangan lupa berdoa kepada Tuhan agar Anda dimudahkan dalam menyampaikan kata demi kata. Sebab, apa yang sulit bagi manusia adalah mudah bagi-Nya.

Rasa gugup juga bisa dikurangi jika Anda punya persiapan yang matang. Jadi, jika Anda tahu bahwa minggu depan akan presentasi, maka mulailah sejak sekarang mengumpulkan ide, membuat draft, dan menyusun persiapan. Jangan melakukan 1 atau 2 hari sebelum tampil, atau bahkan beberapa saat sebelum Anda presentasi. Persiapan yang tergesa-gesa akan membuat Anda tidak percaya diri karena merasa belum siap.

Persiapan yang matang tidak hanya mempersiapkan presentasi, melainkan pula memikirkan kalimat pembuka yang akan Anda sampaikan, bagaimana alurnya sampai penutup presentasi.

Dan pada akhirnya setelah Anda mempersiapkan segala sesuatu dengan matang dan berpikir positif, maka terimalah keadaan yang akan muncul. Dalam banyak kasus Anda akan menjalani presentasi yang berhasil.

Bagaimana Menguasai Alur Presentasi

Ada kalanya kita sudah membuat persiapan yang matang dan juga sudah berlatih. Namun ketika sedang menyampaikan presentasi Anda lupa apa yang hendak disampaikan.

Hal ini tidak jarang menimpa pembicara baik yang pemula sampai yang berpengalaman sekalipun.

Salah satu tips yang saya sarankan adalah membuat catatan ringkas berisi poin-poin penting yang hendak Anda sampaikan. Catatan ini bukan untuk Anda baca, melainkan untuk Anda lihat sekilas jika situasi “lupa mendadak” datang.

Jadi tuliskan hanya pokok-pokok pikiran yang akan membantu Anda mengingat apa yang sudah Anda persiapkan. Jadi jika Anda tiba-tiba lupa, intip sekilas catatan Anda dan lanjutkan dengan bagian berikutnya.

Atau jika Anda mau cara yang lebih baik lagi, Anda bisa membuat mind map sederhana untuk menggambarkan apa yang hendak Anda sampaikan. Dengan cara ini, Anda bahkan bisa membayangkan secara visual apa saja yang akan Anda bicarakan.

Berikut contoh mind map yang saya buat ketika hendak memberikan presentasi tentang bagaimana membangun budaya belajar pada sebuah organisasi:

Dan jika ternyata dengan kedua cara di atas Anda masih juga lupa, jangan khawatir. Ingat, audiens tidak selalu tahu apa yang akan Anda jelaskan berikutnya, sebab Anda lah pembicaranya. Jika Anda lupa, maka lupakan bagian tersebut dan bersikaplah rileks untuk melanjutkan pembicaraan Anda pada bagian selanjutnya. Audiens tidak perlu tahu bahwa Anda lupa dengan sesuatu yang sebelumnya hendak Anda sampaikan.

Latih Slide Presentasi Anda Beberapa Kali

Satu hal yang sering dilupakan orang adalah setelah membuat slide presentasi merasa tugasnya selesai. Kemudian berharap akan lancar menyampaikannya pada hari H.

Salah besar.

Jika Anda berharap lancar, maka gunakan slide yang Anda buat dan latih sebelum tiba saat presentasi yang sesungguhnya. Mengapa demikian? Dengan melatih langsung menggunakan slide yang Anda buat, Anda akan dipaksa untuk memikirkan terlebih dahulu kata-kata apa yang hendak disampaikan. Jika Anda sudah melatih beberapa kali, maka tiba hari H, Anda akan mampu menyampaikannya jauh lebih lancar.

Bahkan pembicara profesional yang sering tampil pun melakukan persiapan dengan baik sebelum muncul di hadapan audiens. Jangan dikira mereka hanya bersantai-santai dan tiba-tiba bisa tampil memukau di hadapan audiens.

Jangan mengandalkan pikiran Anda tiba-tiba menjadi sangat jernih ketika presentasi tanpa persiapan sebelumnya. Latihlah terlebih dahulu.

Menghindari Gangguan Atau Distraksi Ketika Presentasi

Ada kalanya kita mudah terdistraksi ketika presentasi. Slide yang tiba-tiba tidak beraturan. Peralatan presentasi yang tidak berfungsi. Atau distraksi dari audiens. Untuk mengatasinya, pertama sekali hindari sedapat mungkin apa saja yang bisa mengakibatkan gangguan tersebut.

Datanglah lebih awal. Periksa kembali slide presentasi Anda. Pastikan proyektor berfungsi sebagai mana mestinya. Dan tenangkan diri Anda termasuk ambil jeda sebentar di kamar kecil jika diperlukan. Ini akan membuat Anda lebih tenang dan nyaman sehingga beberapa distraksi bisa dihindari.

Jika ternyata masih ada gangguan, maka sama seperti rasa gugup tadi, terimalah bahwa hal itu terjadi. Kemudian jika Anda bisa tetap tenang, maka Anda akan bisa mengatasi distraksi tersebut. Sebagai contoh misalnya tiba-tiba proyektor yang Anda gunakan tidak berfungsi, maka dengan asumsi Anda sudah menjalankan persiapan yang matang, bisa saja Anda melanjutkan presentasi tanpa slide. Atau Anda menggunakan cara lebih kreatif misalnya presentasi menggunakan kertas flipchart.

Buatlah Presentasi Dengan Struktur Yang Baik

Membuat presentasi yang baik tidak selalu harus lama dan menggunakan gambar yang bagus. Tentu saja jika Anda bisa melakukannya akan sangat ideal. Namun yang paling penting adalah slide yang berisi gagasan utama yang hendak Anda bahas. Itulah inti presentasi. Slide yang baik, menarik, adalah alat bantu.

Jadi pastikan struktur yang Anda pakai jelas mulai dari pembuka, gambaran persoalan, alternatif penyelesaian, gagasan yang Anda tawarkan, dan penutup. Ada banyak bentuk yang bisa Anda pakai sesuai dengan topik yang dibahas dan audiens yang dihadapi. Namun secara sederhana, presentasi adalah pembuka, isi, dan penutup.

Selamat melakukan presentasi.